Controlo de pedidos

Updated: 30 Maio, 2018

Antes de utilizar o módulo para controlar os pedidos, certifique-se que todas as configurações do módulo RGPD foram feitas.

Introdução

A interface de pedidos funciona como uma área de controlo e arquivo de pedidos feitos através do site (cada pedido corresponde ao exercício de direitos por parte de qualquer pessoa). O pedido quando é feito envia um email para que o respetivo utilizador o confirme, garantindo assim que estamos perante o detentor do email.

Exemplo de pedidos na interface:

Funcionalidades disponíveis utilizando o menu contextual:

Ver detalhe Permite ver todas a informação relativa ao pedido respetivo
Consulta de dados Mostra todos os dados que possam existir relacionados com o respetivo utilizador
Envio de dados para email Permite enviar os dados para um determinado email
Iniciar apagamento Permite apagar todos os dados que existam para o respetivo email
Enviar email resposta Permite enviar um email ao utilizador, com uma resposta para o pedido respetivo
Mudar Processado Permite mudar o estado "processado"

Procedimento a desempenhar

O seguinte diagrama demonstra como se desenrola o controlo de pedidos:

Consulta de dados

A consulta de dados permite ver nas variadas áreas dentro da nossa aplicação se existe dados referentes ao pedido em questão. Poderá ver em detalhe ou fazer download de um ficheiro csv.

Deverá ter em conta que a pesquisa de dados que apresentamos refere-se apenas a dados existentes dentro da nossa aplicação, não temos acesso a dados na sua organização que possam de algum modo estar relacionados com o pedido em questão.

Envio de dados para email

Funcionalidade que permite enviar apenas o ficheiro com dados para um determinado email. 

 

Processo de Apagamento

Processo de apagamento ou esquecimento tem como finalidade remover qualquer informação relacionada com uma determinada pessoa dentro da nossa aplicação.

Alguns dados como é o caso dos utilizadores registados não são apagados mas sim, são alvo de um processo de ofuscação em que todos os dados deixam de ser inteligíveis, perdendo totalmente a capacidade de poderem ser relacionados com o utilizador em questão.

Assim, para efetuar o pagamento deverá fazer:

  1. Escolha o pedido que pretende, da interface de controlo de pedidos do módulo RGPD
  2. Do menu contextual selecione a opção iniciar apagamento
  3. Na janela deverá escrever a palavra "esquecer" de modo a confirmar que pretende prosseguir com a operação
  4. Clique em processar
  5. (garanta que não existe na sua organização mais dados passíveis de serem apagados)
  6. De seguida deverá enviar um email de resposta
  7. Mude o estado para processado

Responder a um pedido

O processo de resposta permite enviar um email ao utilizador a indicar o resultado do procedimento que foi efetuado. Esse email enviado poderá funcionar como comprovativo. Lembre-se que deverá efetuar o procedimento em tempo útil.

Aconselhamos a colocação de um BCC nestes emails de RGPD. O endereço definido como BCC poderá ser usado como arquivo de provas de resposta. Atenção que o log de emails do nosso sistema não serve para essa funcionalidade pois mantém apenas os emails por um prazo, progressivamente apagando os mais antigos.
Exemplo da janela de envio de email:
A janela apresenta uma série de informações:
  •  indica qual o direito exercido
  • o ID interno do pedido
  • email 
  • se existem dados na nossa aplicação, ou se já foi realizado o apagamento
  • descrição resumida sobre o direito

No campo de escolha, aparece o email que será usado como template para a resposta (o campo escolhe o template correto, no entanto poderá usar outro à sua responsabilidade).

Clique em continuar.

De seguida surge uma janela com o email a ser enviado, e que permite a sua edição:

Certifique-se que o texto está de acordo com a finalidade pretendida e que responde corretamente ao pedido. Depois faça Enviar Email.

Na situação em que necessite de enviar informações adicionais (tais como dados provenientes de sistemas externos), recolha os dados através do download csv, e depois envie manualmente um email com todas as informações necessárias.

Mudar estado de Processamento

A flag processado tem como única finalidade servir como indicador interno se o pedido já foi tratado.

A indicação de processado não é prova que o pedido foi corretamente executado e/ou respondido.
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