Controlo de compras

Updated: 22 Setembro, 2017

Introdução

Existem dois conceitos fundamentais no controlo das compras e na forma como estas passam para o ERP: estado da compra e operação do uplink, . De seguida vamos explicar as diferenças de ambas, e a forma como são usadas para determinar a passagem das encomendas para o ERP.

Estado da compra

O estado da compra é usado para indicar em que processo é que se encontra a compra, exemplo típico: quando a compra entra é "nova", após pagamento passa a "confirmada", terminando normalmente no estado "processado". Isto, no entanto, não é regra pois os estados podem ser configurados ao gosto e necessidade de cada cliente, podendo haver uma miríade de estados intermédios (exemplos: "aguardando expedição", "em expedição", "devolvido", "sem stock", etc).

O estado da compra é fundamental para o controlo interno das operações, no entanto, o nosso sistema também permite a situação em que o Backoffice não é usado, e o cliente faz toda a gestão das compras apenas no ERP.

O estado da compra para além de permitir que haja uma distinção gráfica do processo em que se encontra a compra no Backoffice ou para o cliente, permite também configurar opções específicas à compra, tais como:

  • se a compra é para passar para o ERP
  • se os totais da compra podem ser modificados
  • se pode ser usado o controlo de expedição
  • se a compra é visível no histórico do cliente
  • o modo como a compra entra para a estatística

Estas opções podem ser analisadas mais em detalhe noutra secção sobre "opções dos estados da compra", disponível brevemente. Vamos concentrar-nos apenas na primeira opção de passar a compra para o ERP.

Passagem para o ERP

A passagem das compra é feita através de um programa instalado no cliente (UPLINK), este que na sua configuração típica obtém as compras para passar para o ERP, verificando se o estado das mesmas está definido para passar, e qual a operação a efectuar (operação do uplink) que é definida em cada compra quer de uma forma automatizada, manual, ou porque o sistema não conseguiu determinar a operação a efectuar.

A distinção do estado da compra VS a operação do uplink, é ocasionalmente motivo de confusão aos utilizadores, contudo são duas opções distintas que tem necessariamente de existir.

Operação do uplink

A operação do uplink é uma flag que indica tanto qual a operação que o uplink tem de efectuar, como o estado dessa operação, assim, a operação do uplink poderá ter um dos seguintes valores:

Acções:    
Ignorar a compra A compra não é para passar para o ERP.  
Sincronizar compra, criando um novo cliente Ordem para o uplink criar um novo cliente no ERP e introduzir um novo dossier de compra associado a esse cliente.  
Sincronizar compra, associando a cliente existente Ordem para o uplink introduzir um novo dossier de compra associado a um cliente já existente.  
Aguarda por acção O sistema não conseguiu determinar qual o cliente a que pertence a compra, normalmente por ainda não existir como cliente no ERP. Requer que o utilizador seleccione uma operação.  
Resultados:    
Sincronização efectuada com sucesso Compra foi sincronizada com sucesso, é registado a referência do dossier gerado no ERP e a data de sincronização.   
Erro de sincronização A compra não foi sincronizada por alguma situação anómala.  

Interfaces de controlo

O Backoffice apresenta genericamente três locais onde podemos obter informação relativa ao processo de sincronização de compras:

  1. Dashboard - através de um dos dois widgets: status do uplink e compras que requerem atenção
  2. Compras - Interface de listagem e pesquisa de todas as compras feitas no site
  3. Uplink - Página de controlo de compras 

De seguida vamos explicar a diferença da interface de compras para a do Uplink.

Listagem de compras

Na listagem das compras, aparecem todas as compras existentes quer estas sejam para sincronizar ou não, e quer elas tenham ou não já sido sincronizadas. O utilizador tem acesso a um grande conjunto de informações relativas a cada compra e pode definir o que pretende que seja feito.

Interface de listagem de compras

Seguindo o exemplo, temos acesso à seguinte informação em cada coluna:

  1. ID - com link para o detalhe da compra
  2. Operação do uplink - com selector para modificar 
  3. Data e hora
  4. Estado da compra - com selector para modificar
  5. Cliente
  6. Sistema de pagamento
  7. Informação do pagamento
  8. Expedição
  9. Portes
  10. Flag se a compra foi paga
  11. Total (com e sem iva)
  12. Menu contextual com operações

A nível de sincronização das compras, partindo do princípio que as compras com o estado novo não são para passagem para o ERP (primeira opção que aparece na configuração do estado  - ver em cima), constatamos que 3 das compras encontram-se já sincronizadas enquanto que outras 3 requerem intervenção por parte do utilizador. Dessas 3, e apesar do ícone aparecer lá com o ponto de interrogação, o uplink só vai querer saber da compra 1931, pois as compras com o estado "novo" não são para passar. Não obstante, o utilizador é livre de mudar já nas 3 compras.

Uplink - Controlo de compras

Neste interface aparecem as compras marcadas para passar, mas que o uplink não consegue determinar a acção, ou seja, requerem intervenção por parte do utilizador. 

No seguimento do exemplo anterior, das compras apresentadas, nesta interface do uplink, aparece apenas a compra 1931, pois é a única cujo estado está configurado para sincronizar mas que o uplink não sabe a acção a efectuar.

Se o utilizador corrigisse a acção a efectuar nas 3 compras em falta. As compras 1929 e 1930, logo que passassem para um estado de sincronização, nem sequer surgiriam nesta interface.

Configurações de sincronização

O modo como o sistema se comporta pode ser modificado através de uma série de configurações, para saber mais consulte a página de configurações do uplink.

 

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